outlook应用技巧一

一、如何为任意email加上简短的说明，并在视图中显示该说明？不用修改邮件的主题。

Outlook的邮件标志功能很适合用来完成该任务。在Outlook文件夹视图中，右击邮件，选择菜单“后续标志”，然后在“后续标志”对话框的“标志”输入框中，输入说明文字，例如“需要仔细阅读”。对于这类说明性文字，你不必使用其他Outllook内建的标志处理功能，一般也不必指定到期时间。对于已经打开的邮件，点击工具栏上的“后续标志”按钮可加入说明文字。

二、添加web地址输入栏

工具-自定义-类别中选择web,在命令中将地址拖动到工具栏.就可以在outlook中打开网页.

三、自动分拣收到的邮件及自动回复

用Outlook可通过增强的邮件规则来实现邮件的自动分类功能，以便把接收到的邮件自动放入不同的邮件夹中。

（1）在Outlook 中，新建多个文件夹以文件夹存放与工作有关的各类邮件，然后单击“确定”按钮；

（2）选择“工具/邮件规则/邮件...”命令，若以前没有创建过邮件规则，则系统将直接进入“新建邮件规则”对话框；否则将进入“邮件规则”对话框，然后再单击“新建...”按钮；

（3）在“新建邮件规则”对话框中，分别选取“规则条件”下的“若‘发件人'行中包含用户”和“规则操作”下的“移动到指定的文件夹”，这时我们会看到在第三栏的“规则说明”中多了些内容。然后单击“规则说明”中的“包含用户”超级链接；

（4）在“用户”框中键入发件人的姓名，然后单击“添加”按钮，也可单击“通讯薄...”按钮以直接选取发件人，

（5）返回“新建邮件规则”对话框，单击“规则说明”中的“指定的”超级链接，出现“移动”窗口，我们可以任选 “本地文件夹”中的一个，如“收件箱”下的“朋友的来信”文件夹。如图：

然后给规则重命名，比如“邮件规则#1”，最后单击“确定”即可；好了，我们来建立第二条邮件规则。这是一个很有用的规则，尤其对我等比较懒惰的人。还是在“选择规则操作”栏中，勾选“使用邮件回复”，在“规则说明”栏中点选有蓝色下划线的“邮件”项，在“打开”窗口中，选择我们已经写好的邮件，点击［打开］。

至此我们的规则建立完毕，即邮件到达后应用本规则；

现在，就可以自动接收邮件，并对邮件进行分类，并且还可以对指定邮件进行自动回复。

（6）重复步骤2到5，以创建各个邮件的分拣规则。

四、为自己的信加上更漂亮的墙纸

你必须在点击“新邮件”右侧的小箭头后选择“选择信纸”，这样你就会看到一个用于浏览HTML页面的窗口。从这里选择任何的Web页，就变成了你的信纸。还可以点击菜单“工具/选项/撰写”右边的“创建信纸”，那么一个专门用来设计信纸的向导就会出现并指导你一步一步完成其余的步骤。在微软的相应网址上还可以下载到更多更漂亮的信纸为你的信件增光添彩。在“选项”对话框里单击“撰写”标签，联网情况下单击“下载其它”按钮就可将您带到可下载新信纸的网址尽情下载各种类型风格的信纸，下载后的程序直接安装即可。

当然，信纸设计向导固然有它的局限性——你甚至只能在这里创建普通的HTML页面。

五、创建分发用户组

用户组使你能够在邮件的“收件人”栏里只输入一个名字就能够把同一封邮件发给许多人。例如，可以建一个名为“Poker”的组，里面放上所有同事的地址，然后就可以轻松地给组里的所有人发。

下面是组的创建方法：

①单击工具条上的“通讯薄”按钮。

②单击“新建/组”按钮。

③在“属性”对话框中输入一个简短的说明性名称，如Poker。这是发邮件给组内人员时要在“收件人”栏里输入的内容。

要添加已在通讯薄中的成员，单击“选择成员”并从列表中选出他们的名字。

要添加不在通讯薄中的成员，单击“新联系人”并按上面的要求输入那个人的信息。单击“属性”对话框中的“确定”将他（她）添加到组中。

添加完所有成员后，单击“确定”结束。

六、提高你发送附件的效率

发送附件有学问你是否经常发送一些需要添加附件的邮件呢？每次选择附件时你是否都要翻遍硬盘去寻找呢？其实做任何工作都一样，只要养成良好的习惯，你就会发现你的工作效率在成倍地提高。对于向邮件中添加附件，这里有一个节省时间，提高效率的窍门。

首先，你最好在硬盘的一个固定的位置建立一个专门用来存放邮件附件的文件夹，如C:\extra；然后就要养成好习惯：把你的邮件附件全部放在这个文件夹中，以便随时查找和管理；最后，你终于能体验到这样做的好处了：在“新邮件”的创建窗口中点击“附加”，然后就出现那个总是让你去寻找附件的浏览窗口；此时你只需在“文件名”处填入d:\out\*.zip加回车，那么所有的zip附件就会显示出来！你将感觉到从未有过的轻松。