PRINCE2项目管理初探之四：变更控制

变更控制是PRINCE2项目管理环境中的8个组成元素之一。

在任何一个项目中，通常是由项目客户或者项目产品的最终用户来指定项目最终交付物的，并且必须在生产任何产品之前就明确地详述出他们的要求。假如你请一个工匠来帮你建造房屋，你一定会先把房屋的建筑设计图纸给这位工匠来说明你对这个房屋的具体要求。否则的话，工匠完全不知道要建造怎样的房屋。

一个项目并非如此简单。用户或者客户常常在项目开始之前对于自己的要求不是十分的清楚；或者即使指明了他们的要求，在项目进行过程中也会不时改变他们的想法。“我知道我们开始时同意把墙刷成白色，但是你说我们可不可以把它刷成蓝色？”，类似这样的问题非常常见。而通常项目经理会仅仅为了取悦于客户而接受这些要求方面的变更。项目中对于产品变更的申请，或者对于要求增加新产品的申请，被称为变更申请（Request for Change）。而所有的变更申请，都被归为项目问题（Project Issue）。

如果这些变更所造成的成本消耗是来自于最初的项目预算的话，那么项目就会不可避免地超出预算，并且可能会延误工期。换句话说，这个项目的范围在不知不觉中逐渐变大，直至超出项目经理的控制。

然而，并非所有的变更申请都是项目经理的敌人，有些变更对于项目的成功完成是至关重要的，因此必须设法采纳。怎样做才能既采纳这些变更，又避免超出预算呢？

答案就是在项目开始前就设置一个用来应对项目变更的单独的预算，成为变更预算（Change Budget）。

那么在所有可能发生的变更申请中，怎样决定哪些是必须立即采用的重要变更，哪些是可以推后采用的，而哪些又是不可采用的变更呢？在决定之间，项目经理有必要对每一项变更进行具体地分析，从而决定项目的成本、工期、风险、质量、计划、允许偏差以及商业论证会因为采用变更而发生怎样的变化。只有在具体了解这些可能造成的影响之后，才可以做出决定。

那么究竟在项目管理组织中，谁应该负责做这些决定呢？是项目经理、客户、供应商还是最终用户？答案是项目管理委员会。管理委员会应当对变更申请进行裁决。如果委员会没有时间来做这些具体的分析并且做最终决定，这个权力可以下放给变更管理组（Change Authority）。这个专家组可以由客户、用户和供应商来组成，但是一般来讲，用户的利益总是要被优先考虑的。

变更管理组也就理所当然地决定如何使用变更预算。这样可以使管理委员会避免参与每一个变更申请和小额经费的审批，使得决策方面更简化高效。

当一个在变更预算允许的范围之内的变更可能会使得项目超出阶段允许偏差的时候，变更管理组该怎么做呢？答案是，无论因为任何原因造成最大允许偏差受到威胁的时候，都应该由管理委员会来做决定。如果说采用一项变更会不可避免地使项目超出阶段允许偏差的话，委员会必须把这个问题上报给项目组管理委员会或者负责组织。

总体上来说，项目管理所接受的一个前提假设是项目发展过程中一定会发生变更的。原因可能来自于项目所处的商业环境的变化，某些因素超出预计，或者用户改变他们对于产品要求的想法等。

在这种情况下，我们需要考虑最有效的变更预算的级别。当项目的用户不清楚他们对项目产品的要求时，项目需要界定一个较高级别的变更预算。相反地，如果用户清楚地界定了要求的每一个细节，那么这个项目也许不需要任何变更预算。但是，项目预算以及项目管理组的组成必须在项目启动时就确立了。

了解更多请参考《PRINCE2 – 成功的项目管理》一书，PRINCE2是英国政府商务部所有的商标。本文为Knowledge Train所有，转载请注明出处。