PRINCE2项目管理初探之六：计划（Plans）

计划是PRINCE2项目管理八大组件之一。

计划定义了项目需要实现的成果、如何实现、以及由谁在什么时间实现。计划除了对未来的项目进程进行安排之外，还提供了项目成员之间就项目中的“谁来做、做什么、怎样做、何时做”等问题进行沟通的平台。计划的另外一个重要作用是作为衡量项目进度的标尺。因此计划可以称作是项目管理信息系统的“主心骨”。

项目工作必须给计划预留出足够的时间。由于项目管理很难准确地对整个项目周期做出预测，项目计划必须分为几个不同的层面来进行。这几个不同的层面则对应于项目管理的不同级别，如项目计划、阶段计划和小组计划等。只有高级层面的计划能够对项目的长期发展做出预测。

在PRINCE2中，这个高级层面的计划被称为项目计划（Project Plan）。项目计划的主要目标是定义出项目的主要产品、活动和所需资源。另外计划识别出项目的成本和工期并且将项目分解为几个阶段。项目管理委员会用项目计划作为监控项目每个阶段的进展和成本消耗的基线。项目计划应当设定允许的工期和成本偏差，而这些允许偏差的具体值则由项目组管理来决定。

项目的每个阶段都需要一个阶段计划（Stage Plan）；相较于项目计划，阶段计划提供了更多的细节，因为此计划仅仅针对一个阶段进行预测。每个阶段计划应当识别出本阶段的产品、生产这些产品所需的资源和活动、活动的工期以及负责质量检查的人员等。项目委员会为阶段计划设定允许的工期和成本偏差，而项目经理则负责管理阶段使其工期和成本在偏差范围之内。

阶段计划是项目经理进行日常项目管理和控制的基础；随着项目的发展，阶段计划应当被不断地更新。通过更新，项目经理可以观察项目是否已经超出了允许的偏差，并且决定是否需要向项目委员会汇报。

如果项目中安排了工作小组以及小组经理，那么有必要将阶段计划分解为多个小组计划。小组经理则利用自己小组的计划来分配工作，以及监控小组的工作进度。同样的，小组计划中设定了由项目经理决定的允许偏差；如果小组工作超出了偏差值，小组经理必须通过“例外报告”（Exception Report）的形式向项目经理汇报。

PRINCE2项目管理方法中定义的另外一个计划是例外计划（Exception Plan）。当管理层认为某个现行计划可能超出计划允许偏差时，一个例外计划被建立起来并且经过授权后，用来取代这个现行计划。现行计划可以是任何层面的计划：项目、阶段或者小组。例外计划覆盖了从预测到偏差时到现行计划结束这一阶段。

PRINCE2通过严格的、结构化的计划来实现对项目的控制。

了解更多请参考《PRINCE2 – 成功的项目管理》一书，PRINCE2是英国政府商务部所有的商标。本文为Knowledge Train项目管理培训所有，转载请注明出处。